Secrétaire
- Pôle : Développement social, Handicap et insertion, Protection de l’enfance
- Catégorie : Administratif
« Le professionnel agit avec bienveillance à l’égard des bénéficiaires, dans le respect du projet associatif et du projet de structure. Il se doit de veiller à la sécurité et au respect des droits des bénéficiaires. »
Organise et réalise les activités de secrétariat de la structure en appréciant les urgences et les priorités.
Assure la coordination et l’organisation des tâches administratives de la structure.
Facilite la communication interne et externe dans le respect des consignes et des procédures.
Offres d'emploi liées
Cadre intermédiaire F/H – 1411
- Pôle : Handicap et insertion
- Cat : Direction / Encadrement
Offres d'emploi générales
Assistant de service social F/H (PFR67) – 1451
- Pôle : Handicap et insertion
- Cat : Educatif
Conseiller en économie sociale et familiale F/H (PFR67) – 1452
- Pôle : Handicap et insertion
- Cat : Educatif
Details
Situation de travail et contexte professionnel
Relations hierarchiques
Exerce ses missions sous la responsabilité du directeur de structures et/ou du chef de service auxquels il rend compte.
Relations fonctionnelles
Travaille en collaboration avec les membres d’une équipe pluri-professionnelle et avec les bénéficiaires.
Activités au coeur de métier
1/ Coordonner et réaliser les activités de secrétariat
- organiser, planifier et réaliser les activités du service,
- rédiger, saisir et mettre en forme des documents,
- gérer et mettre à jour des dossiers,
- renseigner les outils de gestion de la Direction Générale,
- renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
- classer et archiver des documents et des dossiers,
- proposer des axes d’amélioration de la qualité des prestations administratives,
- gérer un stock de consommables.
2/ Faciliter la communication interne et externe
- veiller au suivi des informations stratégiques,
- accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
- communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
- réceptionner et transmettre les informations aux différents interlocuteurs concernés,
- assurer le traitement du courrier.
Connaissance et qualités requises
Savoirs sur l'environnement professionnel et connaissances
- Maîtriser les logiciels bureautiques et professionnels et leurs évolutions.
- Savoir utiliser les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
- Connaître les techniques de prise de notes rapide.
- Maîtriser l’expression écrite et orale.
- Réactualiser ses connaissances.
Qualités attendues pour le métier
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Capacité à hiérarchiser l’information et à la transmettre de manière pertinente
- Organisation, méthode et rigueur
- Esprit d’initiative et autonomie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacités relationnelles
- Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés
- Capacité à faire face aux imprévus
- Capacité à réaliser un travail soigné
- Bonne présentation
Formations et expériences professionnelles
Niveau IV dans le domaine du secrétariat
Aires de mobilité
Métiers dans le domaine administratif ou de la gestion