Agent administratif et d’accueil
- Pôle : Développement social, Direction Générale, Handicap et insertion, Protection de l’enfance
- Catégorie : Direction / Encadrement
« Le professionnel agit avec bienveillance à l’égard des bénéficiaires, dans le respect du projet associatif et du projet de structure. Il se doit de veiller à la sécurité et au respect des droits des bénéficiaires. »
Exécute les travaux administratifs de la structure et facilite la communication interne en respectant les consignes et les procédures.
Assure l’accueil physique et téléphonique des personnes externes.
Offres d'emploi liées
Cadre intermédiaire F/H – 1411
- Pôle : Handicap et insertion
- Cat : Direction / Encadrement
Offres d'emploi générales
Secrétaire F/H – 1461
- Pôle : Handicap et insertion
- Cat : Administratif
Travailleur social F/H (Pass Accompagnement) – 1459
- Pôle : Développement social
- Cat : Educatif
Details
Situation de travail et contexte professionnel
Relations hiérarchiques
Exerce ses missions sous la responsabilité du directeur de structure et/ou du chef de service auxquels il rend compte.
Relations fonctionnelles
Travaille en collaboration avec les membres d‘une équipe pluri-professionnelle et les bénéficiaires.
Activités au coeur de métier
1/ Exécuter, selon les directives, les tâches administratives courantes :
- organiser et planifier ses tâches quotidiennes,
- saisir et mettre en forme des documents,
- gérer et mettre à jour des dossiers,
- renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
- classer et archiver des documents et des dossiers,
- contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations administratives,
- gérer un stock de consommables.
2/ Faciliter la communication interne et externe :
- accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
- communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
- réceptionner et transmettre les informations aux différents interlocuteurs concernés,
- assurer le traitement du courrier.
Connaissances et qualités requises
Savoirs sur l’environnement professionnel et connaissances
Maîtriser les logiciels bureautiques et professionnels et leurs évolutions.
Savoir utiliser les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Connaître les techniques de prise de notes rapide.
Maîtriser l’expression écrite et orale.
Réactualiser ses connaissances.
Qualités ATTENDUES POUR LE METIER
Discrétion, respect de la confidentialité
Capacité à transmettre l’information de manière pertinente
Organisation, méthode et rigueur
Capacité à travailler en équipe
Capacités relationnelles
Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés
Capacité à se conformer à des consignes, des procédures déterminées
Capacité à faire face aux imprévus
Capacité à réaliser un travail soigné
Bonne présentation
Formations et expériences professionnelles
Niveau V dans le domaine du secrétariat
Aires de mobilité
Métiers dans le domaine administratif ou de la gestion