1/ Organiser et gérer les activités administratives :

• prioriser et planifier les activités du secrétariat,
• rédiger, mettre en forme des documents,
• garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
• produire, organiser et diffuser l’information de documents en garantissant leur fiabilité,
• travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
• renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
• initier les améliorations de l’organisation du service,
• faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en œuvre.

2/ Faciliter la communication interne et externe :

• veiller au suivi des informations stratégiques,
• accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
• communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
• garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
• assurer le traitement du courrier.

3/ Assister le Directeur afin d’optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :

• rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité,
• préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
• être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
• veiller au respect des échéances,
• assister le directeur en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
• organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.